Comprende le seguenti attività:

A1. Ai fini dell’organizzazione degli orari degli insegnamenti, gli incontri sono organizzati per ottenere direttive circa 1) le politiche di Ateneo per la gestione degli insegnamenti offerti anche da altri collegi, 2) le politiche di Ateneo circa la definizione della disponibilità degli slot in orario, 3) le aule attribuite ai diversi collegi con le possibili eccezioni dovute ad eventi di ateneo (ad es. esami di stato, test di ingresso, ecc.) o a lavori di ampliamento/ristrutturazione di aule, 4) la variazione delle dotazioni in aula 5) le politiche di gestione dell'attribuzione delle videoregistrazioni, 6) le politiche per la distribuzione degli orari nell'arco della settimana (ad es. l’eventuale utilizzo del sabato mattina), 7) le scadenze di Ateneo per la definizione degli orari e il loro caricamento sul portale della didattica, 8) le informazioni relative alla numerosità dei corsi di laurea, 9) le informazioni relative  alla variazione dell'offerta formativa.

A2. Per preparare gli orari è necessario conoscere le eventuali variazioni sull'offerta formativa, i docenti incaricati agli insegnamenti per valutare eventuali sovrapposizioni e vincoli, avere una previsione sulla numerosità degli studenti per decidere la capienza delle aule, avere informazioni relative ai vincoli con altri altri collegi. 

Il materiale scambiato riguarda 1) l’offerta formativa relativa a tutti i corsi di laurea afferenti ad entrambi i collegi, 2) i docenti titolari e collaboratori, 3) la previsioni sulla numerosità degli studenti per ogni corso, 4) l’elenco degli insegnamenti che hanno avuto l'approvazione per la videoregistrazione, 5) le informazioni relative ad altri vincoli relativi ad insegnamenti gestiti a livello di Ateneo (ad es. il percorso per Giovani Talenti).

A3. Gli orari vengono programmati usando file di tipo Excel collegati tra loro in modo da evidenziare automaticamente sovrapposizioni di insegnamenti per cui è richiesta la compatibilità di orario ed allocazioni multiple delle stesse aule. Tale attività prevede: 1) il caricamento di tutta l’offerta formativa con particolare attenzione alle variazioni di offerta e di opzionabilità dei corsi tra i vari corsi di laurea e percorsi in diverse lingue, 2) l’aggiornamento di tutti i docenti titolari, 3) l’aggiornamento di tutte le numerosità,  4) l’aggiornamento del parco aule a disposizione dei collegi ICM ed ETF, 5) il caricamento dei vincoli tra docenti/collaboratori di insegnamenti diversi durante lo stesso semestre, 6) il caricamento dei vincoli tra docenti titolari/collaboratori, nello stesso semestre, di insegnamenti afferenti ad altri collegi dell’Ateneo (questo richiede diverse interazioni con i referenti orari degli altri collegi), 7) il caricamento dei vincoli relativi all’offerta dello stesso insegnamento in diversi orientamenti, corsi di laurea e percorsi di lingua, 8) il caricamento dei vincoli legati alla necessità di aule specifiche (ad es. per gli insegnamenti da videoregistrare, gli insegnamenti ad alta numerosità, ecc.), 9) il caricamento dei vincoli relativi all’utilizzo dei laboratori, 10) il caricamento dei vincoli legati alle disponibilità di orario dei docenti esterni, 11) la risoluzione dei conflitti legati ai vincoli sopracitati. 

Al fine di completare una prima versione provvisoria degli orari, è necessario procedere alle attività A4 (prima fase), A5 e A6 e quindi integrare le informazioni pervenute nell’attività A3. 

Una prima versione provvisoria degli orari viene fatta circolare ai docenti, e con una scadenza di circa 3 settimane dall’invio, i docenti sono tenuti a comunicare eventuali criticità non risolte e a richiedere le modifiche. Le segnalazioni che risultano pertinenti con i vincoli e le necessità del collegio e dell’ateneo vengono risolte in modo da produrre l’orario definitivo, uno per ciascun semestre. Questa rifinitura, quando necessario, prevede di tornare alle attività A5 e/o A6. Una volta sistemate le ultime criticità si procede alle attività A7 e A8.

A4. Questa attività si compone di una prima fase in cui viene richiesto ai docenti di riempire una tabella in cui possono inserire specifiche informazioni inerenti ai propri insegnamenti quali: 1) il nominativo del collaboratore, 2) richieste di slot consecutivi per le lezioni frontali e/o le esercitazioni in aula, 3) i possibili conflitti del titolare e dei suoi eventuali collaboratori con altri insegnamenti di cui sono titolari o collaboratori, 4) la necessità di attrezzature specifiche per la didattica 5) gli slot da dedicare ai laboratori, così come il numero di squadre e le attrezzature SW/HW richieste. Una volta prodotta questa tabella viene inserita tra il materiale informativo necessario per l’attività A3.

La seconda fase di quest’attività comincia con l’invio di una prima versione provvisoria degli orari (uno per ogni semestre) ai docenti interessati in modo che possano fornire feedback legati ad eventuali criticità non adeguatamente risolte. I docenti hanno a disposizione circa 3 settimane per far pervenire questi commenti alla commissione. 

Una volta ottenuto questo feedback, la commissione ritorna alle attività A3 per le correzioni specifiche e la stesura dell’orario definitivo.

A5. Quest’attività viene svolta in contemporanea all’attività A3 e prevede l’interazione con i laboratori a disposizione dei collegi e/o dell’ateneo: LAIB (9 laboratori, a disposizione dell’intero ateneo), LABINF (2 laboratori), LADISPE (1 laboratorio con 2 sale), LED (9 laboratori). Ciascuno di essi dispone di personale tecnico per la gestione degli orari e dei servizi. In base quindi alle necessità comunicate da ogni docente (vedi A4, prima fase) e in base a tutti i vincoli raccolti in A3, si mappano i laboratori specifici su ogni insegnamento e si stabiliscono gli orari di tutti i laboratori. 

A seguito della presa visione da parte dei docenti della versione provvisoria degli orari, potrebbe essere necessario apportare alcune modifiche o al tipo di laboratorio, o al numero di turni di laboratorio o all’orario concordato. In questo caso, è necessaria un’iterazione successiva con il personale che gestisce i laboratori. 

A6. Interazioni multiple con il Servizio Logistica di Ateneo per la gestione delle aule

A7. Gli insegnamenti che offrono la possibilità di videoregistrare le lezioni vengono stabiliti dai coordinatori dei collegi e dal vicerettore alla didattica e tale informazione arriva alla commissione, ogni anno accademico, ad inizio lavori (in A2). 

La videoregistrazione al momento prevede due diverse modalità che utilizzano aule diversamente attrezzate. L’allocazione degli insegnamenti viene fatta, dunque, in funzione delle disponibilità di aule attrezzate e della modalità attribuita ad ogni insegnamento.

A8. Una volta che l’orario è stato redatto in via definitiva per ogni semestre e che le infrastrutture necessarie sono state allocate, l’orario viene caricato sul portale della didattica di ateneo. Quest’attività compete alla commissione e prevede l’inserimento manuale per ogni insegnamento i) dell’orario, ii) delle aule e iii) dei laboratori, ciascuno per ogni eventuale squadra.

Una volta caricato, l’orario viene pubblicato e quindi diventa visibile agli studenti ed al personale di Ateneo.

A9. Per una corretta pianificazione degli orari degli esami è necessario conoscere il parco aule a disposizione, in modo da poterle categorizzare in base a dimensione e localizzazione nella struttura dell’ateneo. Ai docenti viene inoltre richiesto di compilare un questionario in cui è possibile indicare: 

- il numero di aule per appello previste, 

- il numero di turni richiesti, 

- esami da accorpare (se lo stesso docente è titolare di 2 insegnamenti non in conflitto tra di loro può richiedere di accorparli nello stesso orario),

- esami da non sovrapporre (sebbene il sistema già consideri un vincolo di non sovrapposizione tra esami che coinvolgono lo stesso docente, è possibile richiedere in modo esplicito la non sovrapposizione con ulteriori insegnamenti, eventualmente di altri docenti),

- eventuali periodi di indisponibilità.

A10. Il sistema di generazione delle date degli appelli d’esame, utilizza un tool software realizzato internamente. Il programma software elabora un database che descrive tutte le caratteristiche di ogni insegnamento dei collegi di Ingegneria Informatica, del Cinema e Meccatronica e di Ingegneria Elettronica, delle Telecomunicazioni e Fisica. 

 A11. Il programma software di generazione degli orari elabora il database e produce le date degli appelli rispettando i seguenti vincoli:

- le date degli appelli dello stesso anno e dello stesso orientamento devono essere collocate a distanza di almeno 2 giorni.

- gli appelli del secondo e del terzo anno di uno stesso corso di laurea di primo livello devono essere collocati in giorni differenti

- se sono previsti 2 appelli durante una sessione, questi devono stare ad almeno 2 settimane di distanza

- esistono regole legate agli appelli di recupero (ad esempio appello di recupero degli insegnamenti del primo semestre devono svolgersi entro la prima settimana della sessione estiva)

- devono essere tenuti in conto eventi speciali (ad es. gli esami di stato o le visite istituzionali)

- devono essere rispettate le richieste dei docenti in termini di accorpamenti ed esclusioni

- devono essere tenute in conto le indisponibilità di alcuni docenti. 

A12. Il software è in grado di allocare la stragrande maggioranza delle date degli appelli d’esame (indicativamente circa l’85% dei casi). Nel caso in cui il programma non sia in grado di generare le date degli appelli (a causa di vincoli troppo stringenti o per l’indisponibilità delle aule) si interviene caso per caso, cercando accordi con i docenti interessati o richiedendo aule al di fuori del parco affidato ai collegi ICM e ETF.

A13. Gli orari così elaborati sono inviati alla segreteria didattica dei collegi, dove sono caricati sul portale in modalità provvisoria e saranno visibili ai soli docenti per circa 2 settimane.

A14. A valle della pubblicazione provvisoria, diverse richieste sono espresse da parte di docenti, a causa di impegni non noti al tempo della iniziale compilazione del modulo. La gestione di queste problematiche si risolve con un ritocco manuale delle date degli appelli, sempre rispettando i vincoli di ateneo.

A15. La visibilità delle date viene estesa agli studenti. A questo punto possono essere palesate richieste da parte degli studenti, tramite richieste ai docenti stessi o tramite i rappresentanti degli studenti. Altresì sono gestite eventuali ulteriori richieste dei docenti o degli organi di ateneo.  

Tali richieste di modifica sono gestite attraverso possibili ritocchi manuali delle date degli appelli, seguendo una regola generale che prevede che, una volta pubblicate, le date degli appelli non possono essere anticipate. Nel caso in cui sia necessaria una modifica in questa fase del processo di definizione delle date degli appelli, si richiede ai docenti di dare adeguata informazioni ai propri studenti tramite i sistemi di comunicazione disponibili sul portale della didattica.